Valla Ponnyklubb (org.nr. 21460-48) är ansvarig för den behandling av personuppgifter som görs hos föreningen. Med personuppgift menas all typ av information som direkt eller indirekt kan kopplas till en identifierbar levande fysisk person. Exempel på sådan information är namn, personnummer, adress, e-post och telefonnummer. Skyddet av dina personuppgifter är viktigt för Valla Ponnyklubb och denna policy innehåller information om hur föreningen hanterar personuppgifter samt vilka rättigheter du har som registrerad. 

Merparten av föreningens personuppgiftsbehandling görs via systemstöden ”Hippocrates” och ”Idrottonline” och personuppgifterna kan hämtas inpå något av följande sätt:

• Du skriver själv in dina uppgifter, t.ex. när du registrerar ett användarkonto i Hippocrates.
• Föreningen lägger in uppgifter om dig som krävs för att fullgöra ett avtal som du ingått med oss.
• Föreningen lägger in sådana uppgifter om dig som du lämnat med samtycke till vid registrering.
• Uppgifter som t.ex. adressuppgifter kan även hämtas in från externa aktörer, baserat på det personnummer som du uppgett till föreningen i samband med att du exempelvis ingår avtal om att delta i någon del av ridskolans verksamhet.
• Vi hanterar personuppgifter på vår hemsida och Facebooksida, bl.a. genom att publicera startlistor inför tävlingar.

• För att föreningen ska kunna driva en fungerande verksamhet behöver vi hantera uppgifter så som till exempel kontaktuppgifter och ridkunskap om ridskolans elever och medlemmar.
• För att föreningen ska ha rätt att vara medlem i Ridsportförbundet och Riksidrottsförbundet samt ansöka om aktivitetsbidrag, behöver vi uppgift om elevers personnummer. Personnummer är också nödvändig för att föreningen ska kunna genomföra nödvändiga kreditkontroller samt för att kunna skicka eventuella obetalda fakturor vidare till inkasso.
• Det kan förekomma att föreningen behöver behandla uppgifter om elevers vikt och längd i syfte att kunna tilldela hästar som passar elevens och hästens fysiska förutsättningar. Detta för att kunna upprätthålla en bra ridundervisning och ett gott djurskydd.
• I vissa fall kan det även bli aktuellt för föreningen att hantera personuppgifter om medlemmarnas sjukdomar eller funktionshinder i syfte att kunna fullgöra avtal eller andra åtaganden.

Föreningens systemstöd Hippocrates gör nödvändiga överföringar av personuppgifter till följande aktörer:

• Inkassogram AB – hanterar utskick av påminnelse om fakturan inte betalas i tid samt vid behov lämna ärendet vidare till Kronofogden. Inkassogram AB hanterar även kreditupplysningar.
• Ekopost – fakturor i pappersform skickas via Ekopost.
• Ommh – sms-hantering

• Uppgift om lektioner och aktiviteter sparas i fyra år i syfte att kunna analysera ridskolans verksamhet.
• Personuppgifterna gallras om en medlem varit inaktiv i fem år.
• Resultatet av kreditupplysningar via Hippocrates lagras en vecka.
• Fakturor och andra ekonomiska underlag sparas i enlighet med de krav som ställs i tillämplig lagstiftning.

• Du har rätt att få ta del av dina personuppgifter. Du har rätt att få dina personuppgifter ändrade, raderade eller begränsade. Du har också rätt att invända mot vår behandling av personuppgifterna.
• Om du begär att få dina personuppgifter raderade i Hippocrates upphör ditt medlemskap i föreningen och du förlorar din plats i bokade grupper och aktiviteter. Ridskolan gör inga återbetalningar och du är fortfarande betalningsskyldig för återstående fakturor som gäller de platser du förlorat på grund av borttagandet.

Har du frågor om föreningens personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du styrelsen via mail till styrelsen@vallaponnyklubb.se

Om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter har du möjlighet att göra en anmälan till tillsynsmyndigheten https://www.datainspektionen.se

Föreningen förbehåller sig rätten att när som helst revidera innehållet i denna policy.